Assistant-e Administratif CDI 28h/semaine Cité la Madeleine

7/03/2022 | 365 vues

Créée en 1989, l’Association Cités Caritas, assure l’accueil, l’hébergement, l’accompagnement et l’insertion de personnes en situation d’exclusion et/ou de handicap. 

Cités Caritas se compose d’un siège social qui apporte support et conseil à 19 établissements (Cités) sociaux et médicosociaux et de petite enfance. 

Le territoire sud comprend 3 cités en développement. Au sein du territoire Sud, la Cité la Madeleine compte à Toulouse, sa métropole et les Hautes-Pyrénées, 21 dispositifs d’hébergements, de logements adaptés, d’accueils alternatifs, de petite enfance et d’accompagnement à la parentalité, un CADA et un HUDA et une activité d’AVDL et d’IML. Elle a accueilli en 2021 plus de 1000 personnes et emploie plus de 110 salariés

Mission principale du poste :

Sous la responsabilité du cadre administratif de la cité la Madeleine, l’assistant-e administratif entretient des liens fonctionnels avec les cadres des cités du territoire sud.

Il a pour mission d’effectuer l’ensemble des tâches liées à l’accueil des visiteurs, au standard, au secrétariat du siège administratif des services de Toulouse de la Cité La Madeleine et du Territoire. Il contribue ainsi au bon fonctionnement des cités du Territoire dans son ensemble et à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des personnes. L’assistant-e administratif est rattaché entre autre aux dispositifs de l’hébergement, des crèches et des logements adaptés.

Secrétariat :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement
  • Assurer la gestion du courrier (traitement, tri, distribution)
  • Effectuer la mise en forme et la publication de documents officiels à la demande des cadres de la direction
  • Classer et archiver les dossiers de l’établissement
  • Organiser, classer et archiver les dossiers généraux de la Cité et du Territoire
  • Trier et classer les factures
  • Suivre les contrats d’assurance, déclaration des sinistres et suivi administratif
  • Diffuser les communications internes et l’affichage à la demande de la direction (notes de service, notes de l’Association, etc.) et en tenant compte des obligations réglementaires,  Organisation et logistique des événements

Achats :

  • Gérer les stocks et les commandes (recherche produits, devis et achats) en lien avec les cadres de Toulouse et la comptabilité
  • Suivre l’exécution des contrats de maintenance et les relations avec fournisseurs et prestataires

 

Comptabilité :

  • Assurer la gestion des caisses des dispositifs attribués (clôture de caisse et avance de caisse) et les transmettre au service comptable
  • Effectuer les dépôts d’espèces et de chèques en banque  Tenir à jour le journal de caisse

 

Quittancement

  • Encaisser les participations et les loyers (logiciel Bredea)
    • Procéder aux télé-déclarations nécessaires auprès des organismes et partenaires
    • Assurer le suivi des encaissements

     

    Temps de travail 

    Les horaires de travail sont répartis sur la semaine entre les différents dispositifs et en fonction des besoins. 4 jours par semaine de 09h à 12h30-13h30 à 17h.

     

     

    Il est rappelé que la Cité La Madeleine est un établissement des Cités Caritas et il est demandé au salarié

    d’adhérer aux buts et aux moyens de l’association

     

     

    Profil recherché :

     

    NIVEAU bac +2 souhaité

     

    • Sens de l’organisation, rigueur, précision, adaptabilité et priorisation des tâches
    • Bon relationnel, sens du service et capacité à travailler en équipe
    • Attrait pour les chiffres et expérience comptable souhaitée
    • Respect de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
    • Capacités rédactionnelles, maîtrise du pack office
    • Intérêt pour le secteur de l’exclusion et de la précarité
    • Connaissance du logiciel Bredea appréciée

     

    Statut :

    Coefficient selon les dispositions de la CCN de 1951 + ancienneté

    CDI à 28h/semaine au sein de la Cité La Madeleine, 8 rue Jules de Resseguier 31000 Toulouse

     

    Candidature à envoyer :

     

    A Mme Cécile Merckel, Cadre administratif uniquement par mail au plus tard le 30/03/2022 cecile.merckel@acsc.asso.fr