Directement rattaché au directeur auquel il est adjoint, ce poste est mis en place dans les établissements dans lesquels il ne peut pas, être créé de poste de directeur-adjoint (Cf. CC51). Ses tâches sont étendues et diversifiées ; il participe sous la responsabilité du directeur et en coordination avec lui aux fonctions de direction, en particulier sur les sujets qui touchent directement à l’organisation de l’activité tout en gardant une dominante dans les services professionnels socio-éducatif dont il a la charge.

Position hiérarchique :

L’adjoint de direction, est rattaché hiérarchiquement au Directeur de la Cité auprès duquel il rend compte de son activité et, par extension, au directeur territoire.

Missions du poste :

Sous l’autorité du Directeur, il est le garant de la mise en œuvre au sein de la Cité de la qualité d’accueil et d’accompagnement des personnes accompagnées. En ce sens, il œuvre au sein de la Cité à la cohérence socio-éducative à travers l’évaluation des pratiques professionnelles et des prestations d’accompagnement.

En appui au directeur, il est amené à piloter des tâches administratives de la Cité.

Il anime, en lien avec le Directeur le calendrier perpétuel de la vie des établissements et services (PDC, DUERP, GAP..) et ainsi que les divers plans d’action.

Il participe au développement de la Cité avec un suivi et un appui technique opérationnel sur les nouveaux dispositifs.

Comme adjoint de direction, son champ d’intervention et ses missions sont larges et son périmètre d’exercice est étendu. C’est donc en lien et en coordination avec le Directeur de la Cité qu’il exercera ses missions suivant l’actualité de la Cité, les dossiers prioritaires et les charges de travail de chacun. En ce sens, le choix des missions portées par l’adjoint de direction seront définies au trimestre et évaluées sur des objectifs préalablement définis.

L’adjoint de direction, aura tous les moyens et l’autonomie nécessaire pour mener à bien ses missions.

Activités du poste

Coordonner l’activité socio-éducative de la Cité :

· En appui du directeur, participer à la définition et à l’adaptions de l’organisation des services de la Cité en fonction des évolutions internes et externes.

· Mettre en place les outils d’évaluation des pratiques professionnelles, élaborer des outils méthodologiques relatifs aux prestations d’accompagnement et à leur évaluation, et conformément au projet d’établissement et aux réglementations en vigueur, coordonner au sein de la Cité le développement continue de la qualité.

· Participer aux réflexions locales et nationales et aux travaux pour promouvoir l’innovation pour préparer les établissements aux évolutions du secteur social.

· Actualiser les axes prioritaires de travail selon l’évolution des missions, de leur contexte et de l’environnement de la Cité, dans une dynamique prospective.

· Participer et favoriser la participation aux projets de développement de la Cité ainsi que la coordination de la mise en œuvre.

· Veiller au bon fonctionnement des instances d’expression des personnes accompagné

participation active à la vie des dispositifs. Assurer le bon déroulement des enquêtes de satisfaction et leur exploitation.

· Coordonner la production des éléments statistiques attendus par le Siège de Cités Caritas, les Financeurs ou tout autre organisme.

· Contribuer à l’élaboration du rapport d’activité annuel de la Cité.

· Garantir la mise en œuvre homogène des projets d’accompagnement personnalisé (PAP) de la personne accueillie ainsi que son animation au sein de la Cité.

· Veiller au respect des droits des personnes accueillies tels qu’ils sont définis dans le projet associatif, dans la loi 2002-2 (confidentialité, dignité, bientraitance, traitement équitable, etc.) ainsi que dans les RBPP.

· Superviser les écrits professionnels sur les situations complexes qui demandent un positionnement institutionnel, en ayant une attention particulière sur la RGPD.

Management et animation des ressources humaines :

· Participer à l’élaboration du PDC et assurer la montée en compétence des ressources humaines en lien avec l’évolution des besoins en coordonnant et animant sa mise en œuvre opérationnelle.

· Assurer le suivi de la bonne réalisation du process relatif à la mise à jour annuelle des DUERP.

· Centraliser et piloter les analyses pour identifier les besoins en matière de formation des équipes et mettre en place les soutiens sur leurs pratiques professionnelles (GAP, supervision…).

· Participer à la veille et à la prévention des situations conflictuelles.

· Porter la réflexion sur la cohésion des équipes, à la qualité du dialogue social, à la prévention des RPS et à la perception du sens des actions menées.

· Veiller à la bonne formation et la bonne utilisation des logiciels métiers par les équipes.

· En lien avec le Directeur de Cité, encadrer et animer l’activité des chefs de services, programmer et animer les réunions des cadres, et animer les réunions thématiques.

· Contribuer à mettre en place et faire vivre les outils internes de suivi et d’aide à la décision.

· Contribuer à la tenue des réunions de l’équipe de direction et des réunions institutionnelles de la Cité.

Gestion technique, administrative et comptable de la Cité :

Exercer la responsabilité hiérachique sur l’assistante de direction.

· En lien avec les CDS et l’assistante de direction, veiller à la bonne tenue de la gestion locative du parc immobilier (assurance des sites, enregistrement PDL, suivi de la facturation, relation bailleur….).

· En lien avec les CDS et l’assistante de direction, superviser et coordonner les commandes, les livraisons, les relations fournisseurs et le suivi comptable afférent.

· Avec l’assistante de direction, assurer l’articulation administrative des services de la Cité avec le service comptable, en particulier en pilotant le traitement de la facturation.

· S’assurer et coordonner, en lien avec l’actualité et les partenaires, la bonne tenue des mises à jour des consignes de sécurité et d’hygiène, garantissant le respect de la réglementation en matière de contrôle et d’action (Plan canicule et autres plans, dossier sécurité incendie…).

· Veiller à une gestion rationnelle des moyens, à la bonne utilisation du matériel (informatique, véhicule…), et à mutualisation les ressources dans une logique de développement durable.

· Mettre en œuvre les procédures et documents supports visant à garantir le respect de la règlementation et des consignes de sécurité (registres de sécurité, commission de sécurité, hygiène et sécurité du travail, formations obligatoires, plans de prévention, permis feu, utilisation des véhicules, etc.).

· Animer la démarche d’élaboration du rapport d’activité des services.

· Assister le directeur dans l’établissement correct et à la bonne transmission des éléments d’activité aux Autorités de contrôle et de tarification, autres financeurs et au Siège de l’association.

· Veiller à la pertinence et à la bonne cohérence du process des remontées administratifs RH mensuelles.

· Veiller à la pertinence et à la bonne cohérence du process des remontées administratives comptables mensuelles.

· Participer et assister le directeur dans la réalisation du calendrier comptable annuel (cadre normalisé, campagnes BP et CA, tableaux de bords…).

· Contribuer à l’analyse de l’environnement de la Cité et du Territoire avec la Direction de la Cité.

· Participer à la réflexion, à l’élaboration ainsi qu’à la mise en œuvre des projets de développement de la Cité.

· Participer aux réunions de coordination (inter-services, direction, Territoire, etc.) ainsi qu’aux formations organisées et proposées.

· Participer aux rencontres et aux réunions organisées par le Siège (Agora des cadres, CODIR..).

· Par roulement, assurer le rôle de cadre référent lors des absences (formation, congés, etc.) des membres de l’équipe de direction de la Cité Béthanie et participer aux astreintes.

· Être mobiliser pour animer des démarches expérimentales et/ou transversales.

· Participer au Comité de Direction du Territoire ainsi qu’aux rencontres institutionnelles de Cités Caritas.

Communication interne :

· Participe à la bonne mise en œuvre la communication interne de la Cité.

· Diffuser et promouvoir les bonnes pratiques professionnelles.

· En lien avec les Chefs de services et le directeur, relayer et animer les dynamiques et propositions partenariales.

· En lien avec les Chefs de services et le directeur, relayer et animer les dynamiques et propositions associatives.

Communication externe, partenariats, travail en réseaux et représentation de la Cité :

· En lien avec le directeur de Territoire et le directeur de la Cité, représenter l’association et la Cité auprès des partenaires institutionnels et associatifs.

· Communiquer et valoriser l’image de la Cité auprès des partenaires internes et externes.

· Avec le Directeur, contribuer à mettre en œuvre la communication externe de l’établissement.

Développement et ouvertures :

· Contribuer à l’élaboration d’une vision prospective de l’évolution de la Cité dans le cadre du plan de développement associatif, et participer à sa mise en œuvre.

· Contribuer aux réponses aux appels à projets ou sollicitations directes, en collaboration avec la direction de la Cité et la Plateforme projet de l’association.

· Contribuer à la dynamique locale d’ouverture de la Cité à son environnement, particulièrement sur le secteur de la Gironde.

· Développer et formaliser toutes relations de partenariats favorisant les actions de la Cité.

· Apporter un appui technique et un suivi opérationnel lors de l’ouverture de nouveaux dispositifs.

Missions particulières :

· L’adjoint de direction peut être sollicité pour des missions en lien avec les activités du territoire ou de l’association. Ces missions donnent lieu à l’établissement d’une lettre de mission qui en précise l’objet et les attendus, la durée, les moyens et les responsabilités.

· En cas d’absence du Directeur, l’adjoint de direction, en sa qualité de cadre administratif de niveau 3 peut recevoir une délégation temporaire, pour une période déterminée.

Compétences et cadrages administratifs

Compétences transversales et savoirs êtres requis :

· Capacité à porter et communiquer la politique de l’association.

· Fortes qualités relationnelles, disponibilité, réactivité et sens des responsabilités.

· Aptitude à l’écoute, à la concertation, à la délégation et à la négociation.

· Capacité à arbitrer et à décider en s’appuyant sur une capacité de jugement.

· Capacité à animer des équipes, conduire une démarche de projet et élaborer des dossiers.

· Capacité à traduire son activité en résultats concrets et en mise en œuvre opérationnelle.

· Connaissance de cadre réglementaire et les politiques publiques en lien avec les activités de la Cité.

· Connaître les différentes composantes de la fonction de direction d’établissement (social/médico-social, gestion, droit social, administratif, technique-sécurité, etc.).

· Capacité à gérer des équipes multi-sites et multi-dispositifs.

· Expérience de l’encadrement/coordination (salarié.es, bénévoles) apprécié.

· Capacité à construire et à rédiger des analyses, à formuler des propositions, à développer des projets.

· Compétences et intérêt pour l’outil informatique et la mise en place de documents de travail partagé avec les process afférent. En particulier, maîtrise des outils de suivi d’activité (Excel, Word…).

· Autonomie, capacité d’initiative et sens de l’organisation.

· Véritable intérêt pour travailler sur les méthodologies.

· Capacité à travailler en équipe et goût des dynamiques collectives.

· Intérêt et expérience auprès du public en précarité et/ou en rupture.

· Bonne connaissance du secteur de l’hébergement et du logement.

Evaluation des missions :

· Entretiens annuels d’évaluation et bilans professionnels avec le Directeur de la Cité.

Conditions de réalisation du poste et Statut :

· Ce métier est accessible suivant les obligations régimentaires de la CC51 relative aux cadres administratifs de niveau 3 : diplôme de niveau I (Bac + 5 ou plus) de type CAFDES, CAFERUIS ou le DEIS, en plus d’une expérience significative dans le secteur social et/ou médico-social et l’encadrement d’équipe.

· Coefficient 590. Rémunération selon ancienneté et dispositions de la CCN de 1951.

· Déplacements réguliers sur le Territoire ainsi qu’au Siège de l’association.

· CDI Sur la mission de coordination et de transversalité. Cela est cumulable à une mission de CDS sur un périmètre propre.

 

candidature à : maiko.portes@citescaritas.fr

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